Terms & Conditions

Privacy Statement FITBEES

FITBEES waardeert het vertrouwen dat u in haar stelt en zal daarom uiterst zorgvuldig met uw gegevens omgaan. FITBEES respecteert de privacy van haar klanten en gebruikers van haar website en diensten en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft, wordt beschermd en vertrouwelijk wordt behandeld.

FITBEES zal zich houden aan de privacy wetgeving en in het bijzonder de Algemene Verondering Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation) welke van kracht wordt vanaf 25 mei 2018.

In dit statement informeren we u over de gegevens die FITBEES verzamelt wanneer u deelneemt aan haar gezondheidsprogramma of informatie opvraagt via de website of op een andere manier beroep doet op haar diensten.

1.Gegevens die verzameld worden en doeleinden

a.Bezoek website

U kan onze website anoniem bezoeken. Wij houden geen persoonlijke gegevens bij in verband met uw bezoek.

De website van FITBEES kan wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie omtrent de bezoekers van haar website verzamelen, waaronder het Internet Protocol (IP)-adres van de computer van de bezoeker, datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar is doorgelinkt naar de website van FITBEES, het IP-adres van de Internet Service Provider van de bezoeker, het besturingssysteem van de bezoeker, de onderdelen, informatie en pagina’s van de website die de bezoeker heeft bezocht en/of bekeken, dit echter zonder u te identificeren.

Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en om de website en dienstverlening van FITBEES te optimaliseren. Daarnaast kunnen deze gegevens worden gebruikt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De opgeslagen technische gegevens kunnen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

b.Opvragen van informatie via de website

Als u informatie aanvraagt op de website van FITBEES verzamelen we de door u vermelde gegevens, zoals naam, voornaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mail en functie teneinde u de juiste informatie te bezorgen. Wij gebruiken uw e-mailadres alleen om uw aanvraag te behandelen. Wij houden uw mailadres daarna niet meer bij in onze bestanden.

c.Deelname aan gezondheidsprogramma

Als er een gezondheidsprogramma wordt uitgewerkt worden volgende gegevens van de deelnemende werknemers verzameld:

-Bij de kick-off sessies: de e-mail adressen van de deelnemende werknemers

-Bij de gezondheidschecks: naam, e-mailadres, gewicht, lichaamssamenstelling (vet – spieren),

basaal metabolisme, BMI, gegevens over rookgedrag, taal, persoonlijke gezondheidsdoelstelling (vb. afvallen, meer conditie, stoppen met roken, minder stress, ....) en conditieniveau (gemeten door een fietsproef)

-Voor aanvang van de Fitbees Games: naam, mailadres, Teamnaam, gewicht en gegevens over rookgedrag

Deze gegevens worden verzameld met het doel de overeenkomst tussen FITBEES en de klant uit te voeren, de verstrekte gegevens te kunnen controleren op juistheid en volledigheid, de betrokkenen deel te kunnen laten nemen aan het programma of de Fitbees Game, de geschiktheid van de betrokkenen om deel te nemen te beoordelen, de persoonlijke ontwikkeling van de betrokkenen te bevorderen en te stimuleren en de betrokkenen te informeren over hun gezondheid en vooruitgang hiervan.

E-mailadressen worden daarnaast gebruikt om de betrokkenen te informeren en/of te waarschuwen over het oneigenlijk gebruik en/of misbruik van de producten en diensten of de website van FITBEES door de betrokken zelf of derden.

Door het deelnemingsformulier in te vullen verleent de betrokken werknemer toestemming om de door hem/haar verstrekte persoonsgegevens te gebruiken voor de hiervoor vermelde doeleinden. Indien het om gevoelige persoonsgegevens gaat zoals gewicht en algemene fitheid, zal FITBEES bovendien de expliciete toestemming van elke deelnemer aan haar gezondheidsprogramma’s vragen om deze persoonsgegevens te mogen verwerken. Zonder deze toestemming is deelname aan het programma niet mogelijk. FITBEES zal de toestemmingen van klanten en deelnemers electronisch bewaren.

d.Toegang tot het log in gedeelte van FITBEES

Om toegang te krijgen tot het besloten gedeelte van de Website van FITBEES (log in), dient u een account aan te maken. Om een account aan te kunnen maken, dient u de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

Naam

Voornaam

Email

Geslacht

Taal

Roker of niet-roker

Deze gegevens gebruiken wij voor het toekennen en beheren van accounts en de bestrijding van c.q. controle op misbruik en/of oneigenlijk gebruik van producten en diensten die toegankelijk zijn via uw account.

Deze door u verstrekte gegevens gebruiken wij voor de verdere ontwikkeling en verbetering van de producten en dienstverlening en website, indien u hier geen bezwaar tegen heeft, om u te informeren over de ontwikkeling van FITBEES en/of het toesturen van relevante informatie en aanbiedingen van

FITBEES.

Via het log in gedeelte is informatie over de deelnemers aan bepaalde gezondheidsprogramma’s zichtbaar voor zover hiervoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven door de betrokken deelnemer en zover deze toestemming niet werd ingetrokken. Indien geen toestemming werd gegeven om bepaalde informatie mee te delen aan de klant zal dit niet op het log in gedeelte worden vermeld maar enkel zichtbaar zijn voor de medewerkers van FITBEES.

e.Gebruik van cookies

FITBEES maakt gebruik van cookies, dit zijn kleine bestanden met configuratiegegevens. Deze helpen om individuele gebruikersinstellingen vast te stellen en speciale gebruikersfuncties te realiseren. FITBEES gebruikt geen cookies om persoonsgegevens op te slaan. Alle functies van de website zijn ook zonder cookies te gebruiken maar sommige instellingen zijn dan niet beschikbaar.

f.Gegevens van minderjarigen

FITBEES vraagt nooit persoonsgegevens op van kinderen en jongeren, verzamelt ze evenmin en geeft ze zeker niet door aan derden.

FITBEES vraagt ook om geen persoonsgegevens aan haar door te geven van kinderen onder de 18 jaar zonder toestemming van de ouders of van personen die de ouderlijke macht uitoefenen.

2.Bewaren van gegevens

De door FITBEES ontvangen gegevens worden bewaard op de computers van de betrokken werknemers van FITBEES, op papier en de eigen dropbox account van FITBEES.

FITBEES zal het wachtwoord van haar dropbox account regelmatig wijzigen teneinde lekken te voorkomen. FITBEES zal er ook op toezien dat dropbox volledig in regel zal zijn met de nieuwe Verordering Gegevensbescherming die in werking zal treden in mei 2018.

De gegevens worden door FITBEES bewaard voor de duur die nodig is voor de gerechtvaardigde doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt of zover als redelijkerwijze nodig is om te voldoen aan een toepasselijke wettelijke verplichting.

In ieder geval zal FITBEES 10 jaar nadat een gezondheidsprogramma is afgelopen de gegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij de betrokken deelnemer of klant eerder schriftelijk heeft gevraagd, conform artikel 5 hieronder, aan FITBEES om zijn/haar gegevens te verwijderen.

3.Gebruik van e-mailadressen voor het versturen van nieuwsbrieven

FITBEES gebruikt de verstrekte mailadressen uitsluitend voor het verzenden van nieuwsbrieven voor eigen reclamedoeleinden voor zover u hiervoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

U kan uw toestemming ook ten allen tijde intrekken door het versturen van een e-mail aan FITBEES (e- mailadres) of via enig ander schriftelijk communicatiemiddel. Uw mailadres wordt dan uit de distributielijst verwijderd.

4.Doorgeven van persoonlijke gegevens van klanten of deelnemers

In geen geval zal FITBEES zonder de uitdrukkelijke toestemming de gegevens van klanten of deelnemers doorgeven aan derden of derden toegang tot uw gegevens verstrekken, tenzij noodzakelijk is op basis van wettelijke verplichtingen.

Uw gegevens zijn enkel door de werknemers van FITBEES zichtbaar evenals voor de contactpersoon bij de klant die via het log in systeem de resultaten van het gezondheidsprogramma zal monitoren. Indien een deelnemer dit niet wenst, zal deze desgevallend niet kunnen deelnemen aan een FITBEES game. In ieder geval zal FITBEES alle deelnemers op voorhand inlichten en toestemming vragen om gegevens zichtbaar te maken voor de klant, op basis waarvan een beslissing kan worden genomen om de betrokkene al dan niet te laten deelnemen aan het desbetreffende programma.

FITBEES werkt soms wel samen met IT leveranciers welke software of hardware kunnen leveren die van belang zijn voor FITBEES en haar producten, diensten en/of haar website. FITBEES zal er de grootste zorg voor dragen dat deze IT leveranciers eveneens een strikt de privacy wetgeving naleeft en alle gegevens waarover zij zouden kunnen beschikken in het kader van hun opdracht verrtrouwelijk behandelen. Het spreekt vanzelf dat deze IT leveranciers de gegevens enkel in het kader van die bepaalde opdracht mogen gebruiken, en de gegevens niet voor eigen doeleinden mogen gebruiken of ze aan anderen mogen doorgeven. FITBEES zal de omvang van de gegevensoverdracht tot een minimum beperken.

5.Recht van Inzage en verbetering van gegevens en recht van weglating

Iedereen kan ten allen tijde zijn/haar gegevens nazien en ze desgewenst laten aanpassen. Iedereen kan eveneens ten allen tijde vragen aan FITBEES om de over hem/haar bijgehouden gegevens volledig te wissen.

Dergelijke verzoeken om inzage, correctie of weglating van persoonsgegevens dienen wel steeds vergezeld van een geldig wettelijk identiteitsbewijs ter identificatie en kan op volgende manieren worden gericht aan FITBEES:

per e-mail: info@fitbees.be

schriftelijk: BENOU BVBA, t.a.v. Ann Tanghe, Beringstraat 58, 3190 Boortmeerbeek

FITBEES zal gratis en binnen een termijn van uiterlijk 30 dagen deze vragen schriftelijk beantwoorden. Manifest ongegronde en overmatige verzoeken (vb. meerdere verzoeken in een termijn van minder dan maanden) kunnen wel worden aangerekend of worden geweigerd doch FITBEES zal hiervoor ook schriftelijk de reden opgeven.

Op het Log in gedeelte kan iedere klant haar eigen persoonsgegevens of deze van haar deelnemende werknemers bekijken en zo nodig zelf aanpassen in haar account.

Iedere klant of deelnemer aan een gezondheidsprogramma kan de over hem/haar door FITBEES geregistreerde gegevens op zijn/haar verzoek verkrijgen in electronische vorm.

6.Beveiliging en aansprakelijkheid van derden

FITBEES zal zich inspannen om de nodige maatregelen te nemen teneinde de persoonsgegevens van de betrokkenen te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. De werknemers van FITBEES die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn gehouden door midden van een geheimhoudingsbeding en FITBEES zal haar wachtwoorden regelmatig wijzigen.

Ondanks deze maatregelen kan het altijd voorkomen dat derden er toch in slagen de verstrekte persoonsgegevens te gebruiken voor oneigenlijke doeleinden. FITBEES kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld voor zover ze alle nodige maatregelen heeft genomen die van haar verwacht kunnen worden om zulke datalekken te voorkomen.

In geval van een ernstig datalek zal FITBEES, wanneer vereist door de betrokken wetgeving, ook de betrokken klant of deelnemer verwittigen.

Deze Privacy Verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website van FITBEES zijn verbonden. FITBEES aanvaardt geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid met betrekking tot de wijze waarop deze derden omgaan met persoonsgegevens. FITBEES adviseert u daarom om u altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid op deze websites of andere leveranciers.

8.Wijzigingen in Privacy statement en toepasselijk recht

Deze Privacy Verklaring kan worden gewijzigd. De meest actuele versie van de Privacy Verklaring is steeds te vinden op de website van FITBEES. FITBEES adviseert dan ook deze Privacy Verklaring regelmatig te raadplegen, in ieder geval voordat u persoonsgegevens aan FITBEES verstrekt.

Indien enige bepaling van dit Privacy statement geheel of gedeeltelijk nietig zou zijn of in strijd met de wet, wordt deze geacht op zichzelf te staan en niet van toepassing te zijn. De andere bepalingen van dit Privacy statement blijven onverminderd van kracht. FITBEES zal in dergelijk geval de betrokken bepaling vervangen door een bepaling van gelijke strekking welke niet geheel of gedeeltelijk nietig is of in strijd met de wet.

Dit Privacy statement wordt beheerd door het Belgische recht. De rechter te Leuven is bevoegd om kennis te nemen van eventuele geschillen.

9.Vragen of klachten

Als u vragen of klachten heeft naar aanleiding van deze privacy statement, kan u deze steeds richten aan:

Benou BVBA

Ann Tanghe Beringstraat 58

3190 Boortmeerbeek ann@fitbees.be 0474/85.10.60

FITBEES verbindt er zich toe alle vragen of klachten binnen de 30 dagen schriftelijk te beantwoorden.